POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1) Responsable del Tratamiento

Razón social: V PRO S.A.S.

NIT: 901.059.690-5

Domicilio: Cra. 18A # 137-80, Bogotá D.C., Colombia

Teléfono: +57 300 421 5258

Correo de contacto: info@vpro.com.co

Sitio web: vpro.com.co

V PRO S.A.S. (en adelante, “V PRO”) actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades.

2) Objeto y Alcance

Esta Política establece las reglas aplicables al tratamiento de datos personales por parte de V PRO en sus actividades académicas, comerciales, formativas y operativas actuales y futuras, incluyendo cualquier producto, servicio, programa, curso, plataforma o iniciativa que llegue a desarrollar.

Aplica a aspirantes, estudiantes, egresados, clientes, representantes legales, docentes, colaboradores, contratistas, proveedores, aliados y cualquier tercero que suministre información a V PRO.

3) Marco Normativo

Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1081 de 2015.
Ley 2300 de 2023 y disposiciones sobre contacto y comunicaciones comerciales.
Circulares, guías y criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigentes.

4) Definiciones

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Dato público: Información no privada por su naturaleza o disposición legal (p. ej., estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público).
Dato sensible: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, orientación, creencias, imágenes faciales identificables, etc.).
Datos de menores: Información de niños, niñas y adolescentes.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de la política y las finalidades del tratamiento.
Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor ubicado fuera de Colombia que actúa como responsable.
Transmisión: Envío o acceso a datos personales a un encargado dentro o fuera de Colombia para su tratamiento por cuenta del responsable.
Portabilidad: Derecho del titular a recibir o solicitar la entrega de sus datos en formato estructurado y de uso común.

5) Principios Aplicables

Legalidad: Tratamiento conforme a la ley y a esta Política.
Finalidad: Propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados.
Libertad: Autorización previa, expresa e informada del titular.
Veracidad o calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia y acceso: Garantía de consulta y acceso a la información del titular.
Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para prevenir pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.
Confidencialidad: Deber de reserva para quienes intervienen en el tratamiento.
Responsabilidad demostrada (accountability): Evidencia documentada del cumplimiento.

6) Origen de los Datos y Categorías Tratadas

Origen: Formularios web, WhatsApp/Chat, canal telefónico, correo electrónico, inscripción presencial, contratos, facturación, integraciones tecnológicas, videovigilancia y registros de acceso.

Categorías:

Identificación y contacto: nombres, identificación, dirección, teléfonos, correo, ciudad.
Académicos: inscripción, matrícula, asistencia, calificaciones, certificaciones, soporte y seguimiento.
Transaccionales: pagos, facturación, medios de pago, historial de compras/servicios.
Laborales y de proveedores: hojas de vida, certificaciones, datos contractuales y bancarios.
Digitales: trazas de navegación, cookies, analítica, interacción con campañas y formularios.
Audiovisuales: fotografías y videos de actividades académicas, eventos o piezas institucionales, con consentimiento.

7) Finalidades del Tratamiento

7.1 Académicas y Administrativas:

Inscripción, matrícula, gestión académica, certificados, soporte estudiantil, control de asistencia, acceso a plataformas de aprendizaje, gestión de eventos y seguimiento a egresados.

7.2 Comerciales y de Marketing:

Promoción, venta y fidelización de cualquier producto o servicio actual o futuro de V PRO; envío de información sobre beneficios, contenidos, ofertas o actualizaciones por correo, WhatsApp, SMS, llamadas o redes sociales, cumpliendo la Ley 2300 de 2023; medición y mejora de campañas; segmentación de audiencias; encuestas de satisfacción y reputación.

7.3 Operativas, Contractuales y Financieras:

Facturación, pagos, contabilidad, gestión de garantías, atención de PQRS, prevención de fraude, cumplimiento de obligaciones contractuales y legales, reportes a autoridades.

7.4 Relación con Aliados y Terceros:

Intercambio controlado de datos con terceros que provean servicios complementarios u operativos, bajo contratos que aseguren confidencialidad, seguridad y cumplimiento normativo.

7.5 Seguridad Física y Digital:

Control de acceso, videovigilancia, trazabilidad de incidentes y protección de personas, bienes e información.

8) Autorización y Consentimiento

V PRO solicitará autorización previa, expresa e informada mediante mecanismos físicos, digitales o verbales, conservando prueba verificable (registro electrónico, marca temporal, audio o documento).
El titular podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista deber legal o contractual que lo impida.

8.1 Consentimiento en Canales Digitales y WhatsApp

Al iniciar o continuar una conversación por WhatsApp, chat web, formularios o botones de contacto (CTA), el usuario declara que ha leído y acepta esta Política.

Leyenda de ejemplo usada en mensajes automáticos:

“Al continuar esta conversación, confirmas que has leído y aceptas nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales disponible en nuestra política de privacidad.”

9) Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores

V PRO solo tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario, con medidas reforzadas y finalidades legítimas, informadas y proporcionales.
Para menores de edad, el tratamiento se limitará a fines pedagógicos y de protección del interés superior del menor, con autorización del padre, madre, acudiente o representante legal.
Para datos audiovisuales (fotografías, videos) se recabará autorización específica cuando corresponda.

10) Transferencias y Transmisiones (Nacionales e Internacionales)

V PRO podrá transferir o transmitir datos personales dentro o fuera de Colombia cuando:

a) Sea necesario para la prestación de servicios, operación de plataformas o ejecución de procesos internos;
b) Existan acuerdos o cláusulas de transmisión que garanticen niveles adecuados de seguridad, confidencialidad y respeto a los derechos de los titulares;
c) Se haya informado esta posibilidad al momento de la autorización;
d) Se adopten salvaguardas para el cumplimiento de la normativa colombiana aplicable.

11) Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

V PRO mantendrá sus bases inscritas o en proceso de inscripción ante el RNBD de la SIC, garantizando trazabilidad, actualización y publicidad de la información exigida.

12) Derechos de los Titulares

Conocer, acceder y consultar sus datos.
Actualizar, rectificar y suprimir información parcial, inexacta, incompleta o no necesaria.
Solicitar prueba de la autorización.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Oponerse a tratamientos no autorizados o contrarios a la ley.
Revocar la autorización cuando no exista deber legal o contractual.
Presentar quejas ante la SIC.

13) Procedimiento de Consultas y Reclamos (PQRS)

Canal: info@vpro.com.co o atención en la sede indicada.

Consultas: término máximo de 10 días hábiles desde su recibo.
Reclamos: término máximo de 15 días hábiles desde su admisión; podrá ampliarse por 5 días hábiles previa notificación al titular.

La solicitud debe incluir identificación del titular, descripción de los hechos, peticiones concretas y documentos de soporte.

14) Seguridad de la Información

V PRO aplica Privacy by Design y by Default, con al menos:

Controles de acceso, autenticación y perfiles por rol.
Cifrado y resguardo de datos sensibles.
Copias de respaldo y planes de continuidad.
Registros de auditoría y revisión periódica.
Protocolos de retención, anonimización y eliminación segura.
Gestión de incidentes de seguridad y notificación a los titulares cuando corresponda.

15) Conservación y Supresión

Los datos se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para las finalidades informadas, el cumplimiento de obligaciones legales/contractuales o durante los términos de prescripción aplicables. Cumplido el plazo, serán eliminados o anonimizados de forma segura.

16) Confidencialidad y Deber de Reserva

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales en nombre de V PRO está obligada a guardar reserva incluso después de finalizada su relación laboral o contractual, suscribiendo los acuerdos correspondientes.

17) Comunicaciones Comerciales y Contactabilidad (Ley 2300 de 2023)

V PRO podrá contactar a los titulares por medios físicos, electrónicos o digitales para fines informados y legítimos. El titular puede solicitar exclusión de listas y ajustar preferencias de contacto en cualquier momento a través de info@vpro.com.co. V PRO respetará horarios, canales y listas de no molestar conforme a la ley aplicable.

18) Política de Cookies y Tecnologías de Rastreo (Resumen)

V PRO utiliza cookies propias y de terceros para funcionamiento técnico del sitio, seguridad, analítica de uso y personalización de contenidos. El usuario puede gestionar o desactivar cookies en el navegador; la navegación implica aceptación según el aviso o banner mostrado.

El detalle se amplía en el Anexo 1 – Política de Cookies.

19) Vigencia, Actualización y Control Documental

Versión: 1.1
Fecha de aprobación/actualización: 11 de noviembre de 2025
Vigencia: Indefinida mientras subsista el tratamiento por parte de V PRO.
Publicación oficial: https://vpro.com.co/politicas-de-privacidad/.
Autoridad de vigilancia: Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Anexo 1 – Política de Cookies

Versión: 1.1
Fecha de aprobación/actualización: 11 de noviembre de 2025
Vigencia: Indefinida mientras subsista el tratamiento por parte de V PRO.
Publicación oficial: https://vpro.com.co/politicas-de-privacidad/.
Autoridad de vigilancia: Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

A1.1 ¿Qué son las cookies?

Archivos que el sitio web almacena en el dispositivo del usuario para permitir su funcionamiento, recordar preferencias, medir rendimiento y mejorar la experiencia.

A1.2 Tipos de cookies utilizadas

Técnicas o necesarias: habilitan funciones básicas del sitio y la seguridad.
Funcionales: recuerdan preferencias de usuario.
Analíticas o de medición: permiten comprender el uso del sitio para mejorar su desempeño.
Publicitarias: posibilitan gestionar espacios publicitarios y la frecuencia de anuncios.
De personalización de contenidos: adaptan la experiencia según la interacción del usuario.

A1.3 Finalidades

Asegurar el funcionamiento, mejorar la usabilidad, realizar analítica y métricas, y personalizar contenidos cuando el usuario lo haya consentido.

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A1.5 Conservación

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A1.6 Derechos y contacto

Para consultas o ejercicio de derechos relacionados con cookies y tratamiento de datos: info@vpro.com.co.